1. Pe data de 1 a fiecărei luni Cezar Florin Ciobîcă postează Invitația de participare pe blogul RK. Linkul acestei postări este afișat pe grupul fb Autori de haiku.
2. Între 1 și 16, prin intermediul formularului integrat în invitația de participare, sînt colectate automat poemele participanților într-un tabel aflat pe Google Drive.
3. Din cînd în cînd, Corneliu Traian Atanasiu copiază înregistrările din tabelul GD și le reformatează într-un tabel Word pentru a le folosi la întocmirea tabelului voturilor și al rezultatelor. De fiecare dată trimite prin email celor înregistrați pînă atunci numărul cu care a fost înregistrat poemul.
4. Pe data de 16, CTA face tabelul voturilor, într-un fișier Excel, pe care îl trimite Liviei Ciupav, care va înregistra voturile participanților, trimițînd fiecăruia un email de confirmare, pînă pe data de 22.
5. În dimineața de 22, CTA redactează postarea cu rezultatele concursului. Copiază o parte din tabelul voturilor pentru a obține tabelul rezultatelor pe care-l ordonează în ordine descrescătoare a punctajului și-l formatează cu culorile de rigoare. Prezintă poemele clasate pe primele șase locuri. Adaugă postării două imagini, una cu statistica etapei și a doua cu diploma premiului special.
6. Rezultatele concursului sînt postate pe blogul RK și pe grupul Autori de haiku pe data de 1 a lunii următoare.
7. În săptămîna ce urmează, CTA face diplomele pentru locurile I-III, le printează și laminează. Le cere premiaților să-și aleagă un volum din lista ce cărți disponibile pentru premii. Cînd a obținut totul expediază prin poștă premiile.
